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FMJ Sharing:数字访客----新研究显示访客管理软件正在发生重大变革
21.12.2017
叮咚!叮咚!转眼已是2018年,各大企业接待访客的方式也发生了翻天覆地的变化。

在现今瞬息万变的数字工作环境中,全球的企业设施正在重新思考如何接待并管理他们的访客。为何人们正在逐渐放弃对纸张和笔的使用?思考一下每一位访客所带来的机遇和风险;每一位走进大厅、或是前来参加活动的访客都有可能对企业的商誉产生影响,让业主面临无法预知的风险;有谁能知道走进大门的那位访客是谁?如何能通过设施让企业了解并记住每一位访客?这位访客是客户、潜在客户、还是合作伙伴?良好的访客管理系统能赋予企业更多的远见、塑造企业印象、加强企业安全性,甚至还可以增进与访客间之间的关系。

访客管理软件简称VMS,可帮助企业设施优化访客管理流程。在2017年开展的一项VMS研究对行业中的主要利益相关者进行了调研,希望从中找到访客管理的趋势,并以此评估科技对访客管理可能产生的影响。此次调研转为设施运营、安保、和IT等人士设计。受访者来自不同的行业、不同规模的企业、并且来自不同的地区。


背景故事
接待访客是企业活动中必不可少的一部分。从日常经验来看,企业通常会要求访客在到访时先在大厅进行登记,从而正规化整个访问流程。尽管有些企业已在访客流程中实现数字化,令人惊讶的是,虽然时过境迁,但大多企业仍未对访客接待与管理的流程做太多的改变。
背后的原因是多方面的。通常在企业中,访客接待与管理的职责界限并非清晰明了,往往横跨运营、设施管理、以及IT等部门。位于不同地域的企业分支也有着不同的访客流程与要求,这使得大企业无法采用统一的访客系统。市面上大多数的企业预置型访客系统方案价格昂贵,企业各部门并没有专门的预算来购买此类方案。

诸多的障碍使得VMS不得不走向云端,成为了行业熟知的“软件即服务”,简称SaaS。基于云的SaaS大多使用软件授权的销售模式,访客管理的应用则由第三方供应商提供,客户可通过网络的形式进行使用。这也意味着访客系统从原本的纸与笔向云端数字化迈进。

演变
近几年,一些与时俱进的公司又将这一理念进一步升级。他们洞察到了访客数据背后的机遇,同时也意识到了系统一成不变所带来的风险。事实上,78%的受访者在被问到访客管理系统的重要性时,都给出了7分或更高的分数(1-10分打分)。就这样,全新的基于云的VMS就此诞生了。

新一代的VMS替代了前台使用的纸质签到本,使访客可在诸如iPad类的设备上进行签到登记,提供集中式的数字档案记录,记录下所有的访客信息。并可根据不同的访客类型,定制相应的到访体验,使整个访问流程变得更加便捷。

下一代的VMS系统将包含定制化提问、自动推送、照片捕捉、即时名牌打印、以及观察名单筛选等功能。尽管市面上仍有几款企业预置型的系统可供企业部署,但他们费用昂贵,并且需要部署服务器以及持续的软件更新。若要管理多个地区的设施,此类方案的成本将大大增加。而基于云的VMS系统在单一的平台上整合了所有企业设施的访客数据,获得授权的员工可在任意地点通过云来访问这些数据。相比预置型的方案,基于云的VMS系统在部署方面更加快捷与经济实惠,为企业带来更好的灵活性、更高的效率以及安全性。

影响
为了解决长期的挑战,数字VMS空间的概念在最近几年迅速崛起。访客管理软件的问世对企业与员工产生了广泛的影响。它简化了管理人员的工作、降低了员工在接待时的压力,为访客在访问时带去了更积极的体验。

研究报告显示,VMS大大提升了企业的四个关键领域:效率、安全、数据、和品牌形象。

效率
在使用VMS后,82%的受访者表示企业的运营效率得到了提升。

对于管理人员来说,签到是一项耗时的工作。不同的企业对接待有着不同的要求,有的需要记录访客的个人信息、通告安全须知、打印名牌、审核法律文件、并在访客到访时通知其对接人。对于大多数公司而言,这一流程最快也需要在每一位访客身上花费5分钟的时间,大大的分散了员工参与其他增值业务的精力。在引入自动签到系统后,84%的受访者相信他们的工作会变得更轻松,而三分之一的受访者表示签到的时间将节省超过40%以上。

大型的企业往往面临在不同的地域管理多个设施的困难局面。通过使用基于云的单个平台,这一困局将被轻松打破,管理员可在任何地方、通过任何一台设备访问云端的所有访客信息。还可轻松的对访客访问流程根据所在地公司的要求进行设计与定制。
在VMS的帮助下,员工能更高效的接待他们的访客。统一的系统方案使访客登记与信息比对变得轻松便捷。员工也可通过登陆平台,提前为他们的访客进行登记。为了使访问流程变得更加顺畅,员工还可以在登记访客邀请信息时填写其他诸如停车指示、Wifi登陆密码等重要信息。此外,在访客抵达时系统还会提供自动通知,无需前台人员在内部另行通知。

对于访客而言,也能节省不少时间。数字化的系统能记录下访客过去输入过的信息,减少未来到访时填写信息的麻烦。系统还能在访客到访前发送一个二维码,到访时出示二维码便可自动填写个人信息。这一功能尤其在大客流进出或大型活动的场景中尤为适用。

安全与安保
在使用VMS后,82%的受访者表示VMS能打造一个更安全的工作环境。

数据安全和现场安保变得愈加重要。全球媒体近日频繁报道数据外泄、恐怖袭击、意外公共事件等类似的安全事件,这些都是企业现如今需要多加防范的领域。事实上,47%的受访者表示他们已感受到安保的隐患,这也意味着在现场安保管理方面需要融入更多的高科技元素。

作为设施管理的一部分,管理者需要保证设施符合本地与国家的安全法规,包括培训、设施检测、以及设施安保等。你了解有哪些人进入了你的设施吗?你能保证数据的安全吗?在贵企业的紧急预案中有考虑过访客的安全吗?这些内容范畴广泛,其发生意外的后果将会对企业造成诸多的不利。幸好,科技正快马加鞭的缩小风险与现实的鸿沟。

先从基本的视觉识别说起,VMS系统可捕捉访客的身份证件、自动拍照、并打印名牌。在识别访客后,更为重要的是如何区分访客与不速之客。在过去,我们无法用快速的进行即时的访客背景调查。我们通常会要求访客用笔在签到本上签到,但却无法看到访客的个人历史信息。纸质的观察名单乏味而又缺乏准确性,大大影响了实际的使用性和高效性。为了保护人与数据,进阶版的云VMS可整合第三方的观察名单。在签到时,系统会将访客与现有的、或定制的数据库进行对比,即时发现可疑风险,并通知安保人员。

除了安保的风险外,我们同样也需要确保设施的基本安全。为了应对突发事件,大多的企业都会对员工事先进行疏散培训。而访客的到访往往是紧急预警疏忽的环节。由于企业并非定期与承包商或访客进行会面,企业的安全信息将很难有效的传递到这些人群的手中。通过在iPad签到中加入安全培训视频、或在访客通知栏中加入紧急出口地图,重要的企业安保信息将能有效的被传递至访客手中。在出现突发状况时,企业员工还可以快速的从任何浏览器中访问基于云的访客名单,并切换至点名视图,向那些仍未撤离的访客发送撤离通知。

数据与分析
在使用VMS后,84%的受访者相信使用数字签到系统能为企业提供有价值的数据见解。

在数字记录本的帮助下,人们能在现场记录下任何进入场地的访客信息,更详细的查看访客的个人情况,包括输入的个人信息以及该访客的历史访问数据。在拥有全面的数据后,企业能更好的了解访客,并在公司内总结出特定的模式。

进阶版的VMS可与客户关系管理系统或诸如Salesforce的CRM系统进行整合。通过将访客签到的数据与中央平台进行对比,系统能获取更多有关线索、联系人、营销活动、或相关联的其他企业信息,为销售、市场营销、或服务团队提供更多有价值的洞察分析。例如,通过与销售额相互关联,访客数据能为企业评估投资创新体验中心是否值得。那么,企业访客的价值是什么呢?

许多企业都面临严格的审计与合规要求,有些要求规定企业记录下到访人员的详细信息。技术能让企业变得更加透明,并且降低在生成准确报告所需要花费的时间。

现如今,许多企业的足迹都已遍布全球各地,能在各地的设施中快捷的捕捉信息,并允许特定的利益相关方随时访问已成为云系统解决方案的一大优势。

品牌影响
在使用VMS后,53%的受访者在被VMS接待时表示非常满意。

VMS另一个无形的好处在于其对企业品牌形象的影响。访客的签到体验与高价投资的奢华大厅是否匹配?访客象征着一家公司的未来。每一名访客代表着一次机遇,我们需要给他们留下好的印象。在VMS系统的帮助下,企业可定制并设计专属签到流程来匹配每一位访客的类型,帮助设施管理者和业主提升到访的体验,并且系统只会询问访客适当的问题。Jeff Bohen是Mountain Equipment Coop的办公服务经理,在评价VMS系统,他说:“在大厅中使用这项全新的技术后,我们公司已被人们视作为一家与时俱进的企业。”

底线
高效的设施管理在于打破障碍,使企业能以可靠、安全的方式开展业务。访客管理技术的应用是迈向简约的一大跨步,能为访客与接待者创造更好的体验。大约76%的专业受访者表示,在部署系统后,他们能更好的将精力放在与顾客的个人沟通上,这样才能对双方的关系产生积极的影响。此外,系统还帮助企业降低了管理任务的工作量、提升了安保、创造了更多可用的数据,从而使企业能更深层次的了解他们的访客。

在2017年收官之际,是时候通过认识并了解VMS的好处来驱动访客管理的创新了。让企业更好的迎接下一位访客的大驾光临吧。
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